Concevoir et mettre en œuvre un agent intelligent pour automatiser les tâches administratives

• Comprendre le fonctionnement et les possibilités d’un agent intelligent appliqué à la gestion administrative.
• Identifier les tâches administratives automatisables, telles que le traitement des emails, le classement des documents et la gestion des rendez-vous.
• Concevoir une logique permettant à l’agent d’analyser une demande, d’identifier la tâche et de sélectionner l’outil adapté.
• Découvrir et utiliser les outils administratifs tels que Gmail, Outlook, Google Drive, Excel, Calendar et les CRM.
• Concevoir des workflows automatisés pour faciliter le traitement des informations et la coordination entre les applications.
• Mettre en pratique la création d’un premier agent intelligent capable d’exécuter un processus administratif simple.
• Appliquer les règles de sécurité, de confidentialité et de contrôle humain afin de garantir la fiabilité des actions réalisées par l’agent.

Comprendre les agents intelligents

• Principes de fonctionnement d’un agent IA.
• Différence entre assistant conversationnel et agent capable d’agir.
• Identification des tâches administratives automatisables.

Analyse et identification des tâches administratives

• Traiter un email et préparer une réponse.
• Classer un document et rechercher une information.
• Organiser un rendez-vous et effectuer une relance.
• Mettre à Mettre à jour un tableau et extraire les données d’une facture.
• Définir les informations nécessaires à chaque action.

Concevoir la logique décisionnelle de l’agent

• Comprendre une demande en langage naturel.
• Identifier automatiquement la tâche à réaliser.
• Sélectionner l’application et l’action appropriées.
• Définir les règles de décision et les cas nécessitant une validation humaine.

Connecter les outils administratifs

• Gmail / Outlook : emails et réponses.
• Google Drive : recherche et classement des documents.
• Google Sheets / Excel : mise à jour des tableaux.
• Google Calendar : gestion des rendez-vous.
• CRM : gestion des fiches clients.
• Slack / Teams / WhatsApp : notifications.
• API : échanges de données entre applications.

Créer un workflow administratif automatisé

• Définir les instructions de l’agent.
• Configurer les étapes de traitement d’une demande.
• Connecter les applications et organiser les échanges de données.
• Automatiser le classement, l’extraction et la mise à jour des informations.
• Gérer les erreurs, les doublons et les notifications.
• Découvrir une solution d’automatisation : n8n, Make ou Power Automate.

Atelier pratique : construire un agent administratif

• Simuler la réception d’un email avec une facture.
• Identifier automatiquement la nature de la demande.
• Extraire les données essentielles.
• Classer le document dans le bon dossier.
• Préparer la mise à jour d’un tableau de suivi.
• Vérifier le résultat et produire un compte rendu.

Sécurité, tests et évaluation

• Protéger les données et gérer les droits d’accès.
• Définir les actions nécessitant une validation humaine.
• Tester le workflow et corriger les erreurs.
• Mesurer le gain de temps et la fiabilité.
• Évaluer les acquis à partir d’un cas pratique.

La formation se déroulant à distance, une adaptation est possible pour les personnes en situation de handicap, nous contacter