Maîtriser l’organisation et la gestion avancée de sa messagerie

Cette formation se déroule en one to one avec votre formateur dédié, à distance, sur notre plateforme de webconférence, elle est opérationnelle basée sur la pratique avec un coaching adapté à votre profil et à votre planning.

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Être capable de structurer et organiser efficacement sa boîte mail Gmail ou Outlook pour un usage professionnel optimal.
Mettre en place des règles, filtres et dossiers automatisés pour classer et hiérarchiser les messages entrants.
Savoir archiver, sauvegarder et retrouver rapidement les informations importantes, aussi bien en ligne que sur le poste de travail.
Utiliser les fonctions avancées de tri, de recherche et de catégorisation pour gagner du temps au quotidien.
Maintenir une boîte mail claire et fonctionnelle grâce à des méthodes d’organisation durable et des outils de synchronisation.

Pour qui

Formation ouverte à tout public

Prérequis

Savoir rédiger sur clavier pour l’envoi d’e-mails ou traitement de texte.

Comprendre les enjeux d’une boîte mail organisée
Identifier les différents types d’emails (action, information, suivi, archive)
Concevoir une architecture logique : dossiers, sous-dossiers, libellés, filtres
Méthodes de gestion efficaces (méthode Inbox Zero, GTD, 3D, etc.)

Créer et gérer les libellés et catégories
Utiliser les filtres et règles de tri automatique
Exploiter les recherches avancées et opérateurs (from:, has:attachment, older_than:, etc.)
Créer des signatures multiples et modèles de réponses
Paramétrer la délégation de boîte mail et l’envoi en tant qu’autre adresse
Sauvegarder / exporter les messages importants sur le PC (format .eml / .pdf)

Créer une arborescence de dossiers et sous-dossiers efficace
Créer et gérer des règles automatiques de classement
Utiliser les catégories de couleurs et indicateurs de suivi
Exploiter la recherche avancée et les dossiers de recherche dynamiques
Créer des modèles, signatures multiples et réponses rapides
Sauvegarder et archiver ses mails sur le PC (fichiers PST / exportation)
Nettoyer sa boîte mail : archivage automatique, suppression intelligente

Lier Gmail / Outlook avec Google Drive / OneDrive / calendrier
Créer des rappels et tâches à partir d’un mail
Centraliser les suivis (mails non lus, en attente de réponse, relances automatiques)
Gérer les priorités et la charge mentale liée à la messagerie

Sauvegarder ses mails et dossiers sur le PC ou dans le cloud
Exporter ses contacts et ses calendriers
Gérer la synchronisation entre plusieurs appareils (ordinateur, smartphone, tablette)
Sécurité et confidentialité : double authentification, liens suspects, gestion des accès

La formation est menée directement par un de nos formateurs professionnel spécialisé dans la discipline depuis plusieurs années. Elle se déroule en one to one et sur-mesure avec votre formateur dédié.

Feuilles de présence.
Questions orales ou écrites.
Mises en situation.
Formulaires d'évaluation de la formation.
Certificat de réalisation de l’action de formation.

Accueil du stagiaires dans une salle de webconférence
Documents supports de formation projetés en partage d'écran
Démonstration pratique
Etude de cas concrets
Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.

Résultats attendus à l'issue de la formation

A la fin de la formation, vous allez pouvoir utiliser Outlook et reproduire les contenus que vous avez abordé en formation en toute autonomie. La certification (ENI) apportera un témoignage concret de votre montée en compétence.

Modalité d'obtention

Les modalités de la certification bureautique Outlook sont uniques : l'examen de certification s'appuie sur une solution qui permet au candidat de manipuler directement dans Outlook. Les compétences sur Outlook sont ainsi réellement évaluées et validées.

Détails sur la certification

Les certifications bureautiques se présentent sous la forme d’un questionnaire à choix multiple adaptatif avec plusieurs niveaux de questions. 70 % de l’évaluation se fait par la pratique. Ces certifications sont inscrites au Répertoire Spécifique de France Compétences

2 semaines

La formation se déroulant à distance, une adaptation est possible pour les personnes en situation de handicap, nous contacter

Résultats de la recherche

Maîtriser l’organisation et la gestion avancée de sa messagerie

Objectifs de la formation

Profil des bénéficiaires

Contenu de la formation

Équipe pédagogique

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

Ressources techniques et pédagogiques

Modalités de certification

Délai d'accès

Accessibilité